I. LE COMITE
Article 1.
Ce règlement d’ordre intérieur est établi afin de définir les attributions de chacun au sein du Comité ainsi que la réglementation concernant les membres de notre Société. Ce règlement entrera en vigueur dès qu’il aura été approuvé par le Comité.
Article 2.
Les gais amis est une société de gilles qui a pris vie en 1973.
La Société est composée comme suit :
Un Comité exécutif, composé de :
• Président
• Vice-président
• Secrétaire
Secrétaire adjoint
• Trésorier
• Trésorier adjoint
• 2 commissaires aux comptes
Seul le Comité exécutif peut prendre des décisions pour le bon fonctionnement de la société.
Un Comité de Sortie, composé de :
• Commissaire principal
• Commissaire principal adjoint
• Commissaire sécurité
• Commissaire enfants
• Commissaire chapeaux
• Cagnotteurs
Le Comité de sortie est constitué afin d’aider le Comité exécutif mais il n’a aucun pouvoir décisionnel.
Le Comité exécutif
Article 3.
Le Président devra assurer son rôle de la façon suivante :
• Diriger les réunions de Comité et assemblées générales
• Représenter ou se faire représenter, lors de certaines activités intérieures ou extérieures
• Lors des réunions de Comité, il consignera le procès-verbal de la réunion précédente
• Assurer le suivi du procès-verbal de la réunion précédente
• Veiller à l’application de ce règlement, ainsi que des décisions prises en assemblée générale ou réunion de Comité
• Demander la situation comptable arrêtée au mois précédent
Article 4.
Le Vice-président devra assurer son rôle de la façon suivante :
Il assistera le Président dans ses différentes fonctions et le remplacera en cas d’absence de celui-ci.
Article 5.
Le secrétaire devra assurer son rôle de la façon suivante :
• Envoyer toutes les convocations
• S’occuper de toute la correspondance de la Société
• En ce qui concerne les convocations d’assemblée générale ou de réunion de Comité, elles seront envoyées 15 jours avant la date prévue, sauf cas de force majeure. Une convocation sera également affichée au local.
Il se chargera d’établir un procès-verbal après chaque réunion, qui sera lu, approuvé et signé par le Comité. Un adjoint pourra lui être octroyé par vote.
Article 6.
Le trésorier devra assurer son rôle de la façon suivante :
• A chaque réunion du Comité, le Trésorier donnera une situation comptable arrêtée au mois précédent
• Pour tout achat dépassant 100 € (cent euros), le Trésorier présentera un rapport au Comité. Après accord de celui-ci, l’achat pourra être effectué et sera acté au procès-verbal
• Le Trésorier tiendra un livre de compte détaillé, mis à jour, pages numérotées et signées par le Trésorier
• Le Trésorier pourra à tout moment donner les justificatifs des débits et crédits du compte
• Lors de l’assemblée générale de clôture, le Trésorier présentera à l’assemblée un résumé de la situation financière de la société
• Toutes les entrées et sorties doivent être consigné dans le livre de compte et pièces justificatives numérotées jointes à une annexe du livre de compte
• Un maximum d’opérations financières doivent être effectuées via le compte bancaire
• En ce qui concerne les signatures au compte de la Société «les gais amis», les signataires sont : le Président, le Vice-président, le Trésorier, le Trésorier adjoint.
• Le Trésorier aura également dans ses attributions la charge d’établir tous les documents relatifs aux paiements concernant la Société ainsi que les reçus.
Le Trésorier adjoint :
• Il assistera le Trésorier dans ses différentes fonctions et le remplacera en cas d’absence de celui-ci.
Article 7 :
Les commissaires aux comptes devront assurer leur rôle de la façon suivante :
• Vérifier les comptes avec l’aide d’un membre de la société en fin d’année
• Aider le comité dans ses différentes démarches
• S’occuper du prélèvement des cagnottes
• S’occuper des listes des boissons et la bonne distribution en sortie
• Collaborer avec les cagnotteurs
Article 8 :
Répartition des voies lors d’un vote de comité :
• Président : 1 voie
• Vice-président : 1 voie
• Secrétaire : 1 voie
• Trésorier : 1 voie
• Trésorier adjoint : 1 voie
• Commissaire aux comptes : 1 voie
• Commissaire aux comptes : 1 voie
En cas d’égalité parfaite, la voie du Président est prépondérante et compte double.
Article 9 :
Election du Comité :
Le Comité est élu pour une durée de cinq ans. A la fin des cinq ans, lors de la première assemblée générale de l’année qui suit, le Comité est démissionnaire.
Durant les cinq années, si un membre du Comité désire démissionner, il le fera par écrit, adresser au Président et un remplaçant sera nommé par le
Comité ou le poste vacant sera occupé par l’adjoint le cas échéant.
Les différentes candidatures sont à rentrer au secrétaire, par écrit, avant le premier janvier de l’année où le candidat désire postuler.
Conditions pour poser une candidature au sein du Comité :
• Être en ordre de cotisation pour l’année précédente
• Être âgé de minimum 18 ans à la date de l’élection
• Faire partie de la société de gilles « Les gais amis » depuis au moins un an
• Avoir participé, en costume de gille, au carnaval de l’année précédente
Le Comité sortant est prié de vérifier si les conditions sont accomplies lors des candidatures.
Le Comité est élu à main levée et à la majorité simple, les membres ont droit de vote s’ils sont en ordre de cotisation pour l’année précédente et âgé de 16 ans à la date de l’assemblée.
Le Comité de sortie
Article 10 :
Le Commissaire principal et son adjoint devront assurer leur rôle de la façon suivante
• Assurer la sécurité de la société lors de
sortie, avec l’aide du commissaire sécurité
S’occupera, avec l’aide du commissaire enfants, des enfants et conduira la société d’une façon homogène à la destination indiquée par le
Président ou son remplaçant
Article 11 :
Les commissaires
Le Commissaire sécurité assurera son rôle de la manière suivante :
• Assurera toute la sécurité avec l’aide des signaleurs, lors des sorties de la
société
• Organisera la sécurité des ramassages
• Assurera la circulation aux alentours de
la société, avec l’aide de signaleurs
Le commissaire pour les chapeaux et son adjoint assureront la sécurité des
chapeaux.
L’organisation et le port des
chapeaux incombent à ce commissaire
sous les instructions du Comité
exécutif.
Le commissaire enfants assurera la sécurité des enfants pendant que la
musique joue et gardera un groupe
homogène afin de le conduire à l’endroit désigné par le Président ou son
remplaçant.
II. CONCERNANT LES MEMBRES
Article 12.
Sont admis comme membre dans la société, toute personne physique, quelles que soient ses opinions philosophiques, politiques ou
religieuses. Toute demande d’adhésion doit être
soumise au Comité.
Article 13.
• Le prix de la cotisation annuelle est fixé par le Comité.
• Ce prix figurera dans le procès-verbal de la réunion de Comité et de l’assemblée générale ou comme amendement à la fin de
ce règlement.
• Voir annexe pour le prix de la cotisation annuelle
L’âge à prendre en considération est l’âge atteint au 1er janvier de l’année en cours.
Le paiement de l’entièreté de la cotisation, permet au membre d’être assuré par la société.
Le prix comprend le costume traditionnel, loué auprès du louageur désigné par le Comité exécutif.
Article 14.
En ce qui concerne la cotisation, la moitié de celle-ci doit être versée avant la 1ère soumonce en batterie de l’année et la deuxième moitié
avant la 2ème soumonce en musique de l’année en cour. Sauf dérogation du Comité. Le non-respect de cet article entraînera la suspension du membre pour les sorties de la société (soumonces – carnaval) jusqu’à régularisation de sa situation financière.
Votre compte doit être soldé, le mercredi qui précède le carnaval.
Article 15.
En cas de non-respect de l’article 13 aux dates prévues, le membre sera exclu de la société, sauf avis contraire du Comité.
En cas de retard de paiement, une amande de 10.00€ sera comptabilisée une première lors de la première soumonce et une seconde fois lors de
la deuxième soumonce soit un maximum de 20.00€ En cas de non-paiement le mercredi précédent le carnaval, le gille sera interdit de sortie en costume traditionnel.
Aucun remboursement ne sera effectué sauf, surplus. En cas de non-participation au carnaval, la raison de cette absence sera étudiée par le
Comité exécutif. Le montant du remboursement (déduit des frais administratifs), la date de remboursement seront décidés par le Comité
exécutif lors d’une réunion. La demande de remboursement doit être faite par écrite au Président.
Article 16.
La Société des gilles « Les gais amis » organise son carnaval annuel lors du cortège de la Simpélourd, qui aura lieu chaque année le 4 samedi précédant le troisième dimanche du mois d’octobre.
Article 17.
Le carnaval sera précédé de deux soumonces dont la première en batterie, aura lieu le samedi lors de la braderie de fin juin. La seconde aura
lieu le samedi de la braderie de septembre – octobre (selon les finances de la société).
Le costume des soumonces est le suivant :
• Sabots traditionnels sans renoms
• Jeans de couleur bleu
• Apertintaille
• Sarrau
• Casquette traditionnelle de couleur noire
• Foulard (fonds rouge, points blancs)
Article 18.
L’assemblée générale est composée des Comités et de tous les membres en ordre de cotisation pour l’année précédente et en ordre également lors de la soumonce de juin, de l’année en cours, en règle de cotisation. L’assemblée générale est convoquée par le Comité Exécutif.
Article 19.
La date limite des inscriptions est fixée au 31 juillet de l’année en cours. Le Comité se réserve le droit d’accepter ou de refuser une personne, si celui-ci peut nuire à la Société. L’inscription engendre adhérence au règlement d’ordre
intérieur. Une inscription peut être prise après le 31 juillet avec dérogation du Comité.
Article 20.
Le costume du gille est celui qui est imposé par la tradition du gille. Il est interdit d’y ajouter des ornements. Les sabots seront le modèle officiel. Ils ne peuvent être ni travaillés, ni sculptés, ni colorés. Le panier et le ramon ne peuvent être garnis. Le ramon sera, dans la mesure du possible, de couleur foncée et serré d’osier. Le mouchoir jugulaire ne peut être en aucune
circonstance être enlevé. Les différentes pièces composant le costume ne
peuvent être enlevées quelles que soient les circonstances atmosphériques, à l’exception du chapeau. Le chapeau sera de couleur blanc.
Article 21.
Toute détérioration, vol ou perte d’un élément du costume, entraînera de réparer le dommage envers la société et ce dans un délai donné par le
Comité.
Article 22.
Les membres de la société de gilles « Les gais amis » ne peuvent paraître dans les rues de Soignies, n’ayant revêtu que les éléments du costume traditionnel sauf le mardi matin du carnaval, où le costume de fantaisie (sauf le costume de gille) peut être porté de 08h00 à 14h00.
Article 23.
Les gilles de la société « Les gais amis » de Soignies doivent rester dignes dans sa conduite et dans son attitude.
Article 24.
Pour être gille, il faut être de sexe masculin.
Article 25.
Le gille ne peut danser que le « Pas de gille », Sa danse est immuable. Aucun apport étranger ou moderne ne peut être toléré.
Article 26.
La puissance de la tradition interdit les variations de la musique. Seuls les vingt-sept airs traditionnels inscrits au cahier sont autorisés, à
savoir :
• Avant din-ner
• Air classique des gilles
• Lion de Belgique
• Le Postillon de Longjumeaux
• Sans souci
• Vivent les bleus
• Paysan s’en va
• Eloi à Charleroi
• Cavalcade
• Le juif errant
• La classe
• Polka marche
• Serenade
• Pas de charge
5 • Aubade matinale
• Le petit jeune homme de Binche
• L’ambulant
• Mère tant pis
• Vos arez in aubade
• Arlequin
• Les dgins d’l’Estene
• El Doudou
• Quand m’grand-mère
• Les chasseurs
• Trompettes des cents gardes
• Les marins
• Les brigands
Mitan des camps est autorisé.
Les airs de fantaisies sont totalement proscrits.
Toutefois, le mardi matin du carnaval, lorsque les membres de la société sont en costume de fantaisie, ceux-ci sont autorisés.
L’air « Vive le Président » est proscrit sur la voie publique, excepté devant notre local.
Article 27.
Un contrat est établit entre le chef de musique et le chef de batterie. Celui-ci fait force de « loi ».
La batterie exécutera une répétition à la date et heure convenue lors de la signature du contrat. Le contrat pour la batterie est d’une durée de 3
ans et un contrat annexe sera établit chaque année, afin de fixer les heures de prestations, dates et nombre de tambours. Le contrat pour la musique est d’une durée de trois ans. Un contrat annexe sera établi chaque année, afin de fixer les heures de prestations, dates et nombre de musiciens. Nous demandons une représentation de la batterie aux 2 soupers et une représentation de la musique au second souper.
Article 28.
Il est obligatoire que le gille soit accompagné d’un tambour lorsqu’il se déplace, soit en dehors de sa société, soit pour se rendre au lieu de rendez-vous ou à son domicile. Il est nuisible au respect de la tradition que le gille s’attarde seul ou en petit groupe, en rue ou dans un café, alors que sa société n’y est plus.
Article 29.
Concernant les décorations, celles-ci sont octroyées aux membres de la société pour récompenser leur fidélité au carnaval. Une médaille sera remise au membre tous les cinq ans de fidélité au carnaval. Une médaille commémorative lors de l’anniversaire de la société sera remise à tous les gilles et musiciens. Cette médaille sera remise tous les cinq ans d’existence de la société. Les musiciens peuvent également obtenir une médaille de fidélité au carnaval tous les cinq ans.
Article 30.
Il est demandé aux membres de participer aux différentes activités de la Société (souper, …)
Article 31.
Il est demandé aux gilles âgés de minimum 16 ans de participer financièrement aux réunions pour un montant de 5,00€. Les absences aux réunions, seront sanctionnés de ce montant, comptabilisées lors du décompte individuel du
carnaval. Absence justifiée ou non. Le reste des cagnottes réunions, seront versées dans un pot commun pour le samedi du carnaval.
Article 32.
Toute personne en état d’ébriété avancée se verra interdire de participer aux activités de la Société.
Article 33.
Tout comportement déplacé, verbal ou non verbal, envers un membre de la Société, sera sanctionné par le Comité au cours d’une réunion
de Comité.
III. REGLEMENT D’ORDRE INTERIEUR
Article 34.
• Le Règlement d’Ordre Intérieur a pour but d’améliorer la gestion de la société, ainsi que la bonne marche à suivre pour les membres.
• Un exemplaire de ce règlement sera remis à chaque membre, à sa demande, qui s’engage à le lire et à le respecter, dès réception de celui-ci (ce ROI est présent sur le site : www.lesgaisamisdesoignies.be)
• Le paiement d’une partie ou de l’intégralité de la cotisation, entraîne l’adhérence à ce règlement.
• Le Règlement d’Ordre Intérieur annule tout autre Règlement antérieur et entre en vigueur le 17.01.2020.
IV. DIVERS
Article 35.
Il sera organisé une réunion de Comité à la convenance du Président ou à la demande d’un membre de celui-ci.
Article 36.
A la demande de deux tiers des membres de la société ou à la demande du Comité, une assemblée générale extraordinaire pourra être convoquée.
Cette demande doit être faite par écrit et envoyée chez le Président.
Les dates des assemblées générales ordinaires sont données lors de la première assemblée générale de l’année.
Article 37.
Le membre désirant être reçu par le comité est prié de le faire savoir le plus rapidement au Président par une demande écrite.
Article 38.
Le non-respect de ce Règlement entraînera des sanctions ; celles-ci seront prises par le Comité.
Article 39.
Une sanction momentanée et immédiate peut être prise par le Président en attendant la programmation d’une réunion de
Comité lors de laquelle la décision sera prise et communiquée au membre concerné par écrit. Cette décision est ferme et
définitive.
Article 40.
Tout membre désirant quitter la société, est prié d’adresser sa démission par écrit au Secrétaire.
Article 41.
Monsieur GREUSE André est le Fondateur de la société de gilles « Les gais amis». Le Fondateur a le titre honorifique de
Président Fondateur d’honneur mais il est non actif au sein du Comité.
Article 42.
Liste de membres d’honneur de la société de gilles « Les gais amis » de Soignies, titre décerné à vie à :
GREUSE André
LACHAMBRE Daniel
MANZINI Hervé
DE TURCK Rudy